企业合规

伟博观点

如何确保企业合规?

无论您是在创办一家新企业还是维持一家成功的企业,您的公司都必须完全遵守管理所有相关业务交易的法律。管理公司的法律已编入2001年《公司法》。

登记的商业名称

本文解释了什么时候企业应该注册他们的名称。还包括如何处理未注册企业的信息。

什么是企业合规?

企业合规是一个通用术语,是指企业内部的一种程序,目的为检测企业必须遵守的任何法律、法规、标准或规范的违反情况和防止此类情形发生。对于澳大利亚的企业来说,许多不同的法律和法规规定您如何经营您的企业。

常⻅问题与回答

任何规模的公司都可以制订公司合规程序。关键是要根据经营的业务的规模和类型来调整您的程序。即使是一家很小规模的公司,公司合规程序也可以使必要的业务流程(如会计流程)的适当文档化成为可能。

拥有一个基本的合规程序不仅会让您的企业更容易经营,也会让企业对潜在买家更有吸引力。随着企业的发展,一个精心设计的合规程序将确保员工了解他们在公平竞争、隐私、知识产权、应对监管机构和其他员工等方面的义务。除此之外,该程序可以包含更多的内容。合规程序至少应该涵盖公司的所有法律要求。

合规内容一般包括:公司必须在澳大利亚有一个注册办公所在地,而且必须通知ASIC此所在地的地址,并在您更改地址时及时向ASIC更新。同时必须向ASIC报告公司董事的姓名,包括他们的全名、出生日期和地址。ASIC要求企业报告最新的财务和企业记录,可以解释业务交易和财务状况。企业还需要向ASIC支付所有相关费用。如果没有做到这一点,ASIC可能会注销企业。

法律规定,使用名称经营业务的一方必须注册该名称,除非该名称是该方的个人姓名、已注册的公司名称或合伙企业的全称。未注册的商业名称违反了《2011年商业名称登记法》(“Business Names Registration Act 2011“)。

如果曾与一家企业订立货物或服务合约,但后来发现该企业没有注册,或者作为一名小企业主,发现另一家企业使用未注册的商业名称,需要企业决策者的引起重视。

第一,可以通过ASIC Connect网站查看交易的一方是否是注册企业或公司。如果企业或公司是注册的,可以要求看他们的注册证书。

第二,如果担心一家企业应该有却没有ABN,应该查看澳大利亚商业登记簿,确认他们是否注册。如果担心企业没有纳税或其他权利,可能联系澳大利亚税务局, 同时可以从所在州或地区的公平贸易办事处获得更多关于小企业经营的信息。

除了公司注册所需的各类文件与公司披露信息,公司在注册后需要在公司结构、财务、税务、年度报告等方面遵守公司法的相关规定。具体来说,所有公司必须在首次注册成立后的18个月内召开年度股东大会,随后在每个财政年度结束后的五个月内召开。

企业必须以合法适当和可持续的方式设立。澳大利亚新南威尔士州的所有企业必须: 在澳大利亚证券和投资委员会(ASIC)注册。为企业经营的各个方面取得所有必要的许可证。澳大利亚商业许可证和信息服务可以帮助您确定您的企业在法律范围内正常经营所需要的各种许可证。

满足隐私法案(“Privacy and Personal Information Protection Act 1998 NSW“)的所有要求。该法案意味着您必须确保您的公司收集的所有个人信息都在法律的保护范围内。澳大利亚信息专员办公室可以协助您确保正确地保护员工和消费者的私人信息。

同时,对公平工作委员会以及工作工作法案(“Fair Work Act 2009”)有较全面的了解。该委员会管理和广泛听取有关工作场所的问题,包括霸凌、雇员补偿、合理支付工资、公平解雇和所有与公平就业有关的劳工法律。如果您的企业使用独立合同工,那么您也有必要遵守所有独立合同工和雇主的雇佣、补偿以及权利和义务的法律。

有与企业税务和养老金问题有关的交易,以及纳税申报表和报告,都必须保存在公司的记录中。所有“小型企业”公司都必须缴纳 27.5% 的公司税,除非其年营业额未达到 5000 万澳元的最低水平。所有其他公司均需缴纳其应税收入的 30%。所有在澳大利亚经营的企业都必须向 ASIC 提交财务报告,这通常在财政年度结束时完成。年度财务报告也必须提交审计。

一旦企业符合对所有公司的一般法律要求而设立,下一步就是确保企业的日常运作继续符合所有的规范和规定。例如,如果企业的业务是健康服务,那么不仅需要遵守公司的一般要求,还需要遵守健康护理服务行业的特定健康和安全问题的相关规范。这些特定的合规问题可以通过以下任一种方式来处理:

第一,由律师事务所或律师定期审查合同、业务运营和适用于企业的法律;

第二,企业内部的合规员负责审查合同、业务运营和适用于您企业的法律。此外,合规员每天都应处理工作日中出现的需要立即关注的问题;

第三,雇佣一家专门从事相关业务领域的合规公司。这样的公司还会监控法律的变化,并为保持合规状态提醒您需要做出任何相应调整使用基于法规遵循的软件程序来跟踪企业的所有法规遵循需求,同时利用所有提供澳大利亚政府有关企业合规的持续信息的网站,如ASIC这些合规程序策略中的任何一种,单独使用或相互配合使用,都将最大限度地降低企业您违反合规要求或因无意中违反相关法律而受到处罚或起诉的风险。

因此,强烈建议企业所有者查询所有这些选项,以找到最能满足他们需求的合规程序解决方案。

ASIC的目标是让企业履行其义务。

如果收到有人以未注册的商业名称经营业务的信息,ASIC可能会致函该企业,提醒其注册该商业名称的义务,在某些情况下,可能会采取进一步的监管行动。一般来说,ASIC只会在对其他非法行为有担忧,或该企业有未能履行法律义务的历史时,才会采取行动。

ASIC不管理ABN,也不负责ABN的注册。在ASIC注册商业名称之前,企业必须拥有ABN或正在向澳大利亚企业注册网站申请ABN。澳大利亚税务局为企业和个人提供了大量关于设立企业要求的信息。如果担心与您交易的企业可能没有注册您可以通过ASIC Connect网站查看您与您交易的一方是否是注册企业或公司。如果企业或公司是注册的,您可以要求看他们的注册证书。

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