董事义务在董事会议中如何适用?

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董事义务在董事会议中如何适用?

股东是公司的所有者,由于公司的经营权与管理权分离,股东委托董事监督公司。由于股东在公司的日常运营中几乎没有发言权,所以,法律要求董事履行义务,以确保他们为股东和其他利益相关者的利益负责地管理公司。特别是当决策涉及股息和股票价值时,董事的决策会影响股东。

董事在董事会会议上通过决议做出决定。在董事会会议上,董事必须确保他们遵守《公司法2001》(CA)、公司章程和股东协议规定的义务。本文阐述了规范董事会会议的规则以及避免违反董事义务的最佳途径。

董事义务

董事对股东负有各种责任,在资不抵债的情况下,对债权人负有各种责任。这些包括:

  1. 诚信履行义务;
  2. 谨慎勤勉义务;
  3. 避免和披露利益冲突
  4. 保持正确的帐目和记录。

此外,董事有义务不:

  1. 滥用公司机会;
  2. 不恰当地使用职位或信息;
  3. 从事破产交易

公司法特别为股东大会规定一些专属决定,包括:

  • 变更公司名称;
  • 修改宪法;
  • 批准股票回购。

实践中的董事义务和决定

董事会全体对公司做出集体决定。一般来说,董事会负责做出公司日常经营发展的指示,而管理团队负责公司的运营和董事会做出的关键决策的实施。

事实上,董事会的职能包括:

  • 指导公司并监督高级管理团队的表现。董事会通过其管理团队监督业务。管理团队需要向董事会报告公司的业绩;
  • 决定企业的战略和发展方向。通常情况下,高管团队会制定需要董事会批准的提案。这些建议可包括主要行动计划、年度预算和重大支出或贷款的解决方案;
  • 任命和罢免高级管理团队成员。董事会还将决定成员的薪酬,或将其提交一个董事小组委员会;
  • 让股东在指导业务方面有发言权。大多数时候,股东任命董事,因此期望董事代表他们的利益;
  • 避免或解决董事会与公司之间的利益冲突;和
  • 熟悉企业的会计和财务报告系统。这包括确保有效的控制和审计方法到位,使公司在破产时不进行交易。

公司法特别为股东大会规定一些专属决定,包括:

  • 变更公司名称;
  • 修改宪法;
  • 批准股票回购。

安排董事会议

在公司章程或股东协议中规定定期召开董事会议是很常见的。例如,董事们可能决定每年开两到四次会议。

个人董事也可以向其他董事发出通知,要求召开董事会议。例如,如果一位董事想讨论管理团队的表现,他们需要给予书面通知其他董事并召开董事会议。

公司章程可以规定通知期限。如果公司章程没有规定,那么合理的通知期限即满足条件,具体期限取决于个案背景。董事一旦参加了董事会会议,他们就放弃了接收书面通知的权利,即使没有收到合理的通知。

为了履行董事的谨慎与勤勉义务,最好提供一份会议将涉及的事项的议程。常见的做法是在会议前将通知和议程分发给所有董事。

举行董事会

董事长必须主持所有董事会会议。董事长是由董事会任命的现任董事,工作职责是有效地主持会议:

  • 让所有董事都有机会阐明自己的立场
  • 促进建设性的讨论,以达成最符合公司利益的决议。

董事会会议要有效通过决议,必须达到法定人数。这意味着必须有特定数量的董事出席。通常情况下,法定人数为50%的董事,但根据公司章程或股东协议的规定,法定人数可能有所不同。

董事们可以亲自出席,也可以通过视频或电话会议等技术手段出席,为了确保使用技术不会限制董事们积极参与会议。

通过决议

董事们需要讨论每一个提议的决议,然后投票表决。有三种类型的决议:

  1. 一般决议;
  2. 特殊决议;
  3. 一致通过的决议。

一般决议须经出席会议董事的50%以上同意,特别决议须经出席会议董事的75%以上同意。顾名思义,一致通过的决议需全体出席会议的董事一致通过决议。

公司章程和股东协议规定了需要通过董事会或股东大会的特别决议或一致决议解决的事项。这些事项通常会在股东协议结尾的关键业务时间表中列出。需要董事特别或一致决议的关键业务事项可能包括:

  • 聘任或者解聘董事;
  • 制定公司的经营计划和预算;
  • 超过一定数额的资本支出;
  • 提起诉讼;
  • 发行证券。

记录保存

董事必须保存会议记录,作为下列事项的证据:

  • 会议的发生;和
  • 讨论的主题。

会议纪要必须保存在公司的注册簿上。在会议结束时由公司秘书宣读会议决议以确保达成共识。会议记录要保存,并在会议后一个月内签署。

虽然股东必须获得股东会议纪要,但董事会会议纪要并非需要上报股东。这样,董事会就可以公开讨论问题,而不必考虑股东的可能的影响。

其他类型的决议

只有一名董事的,可以将决议记录在案,并在记录上签字通过。而不能召开董事会议的,可以准备一份传阅决议在董事之间传阅。如果所有董事都签署了决议,那么当最后一位董事签字时,该决议就被认为“通过”了。

传阅决议的使用必须谨慎,避免违反董事的谨慎与勤勉义务。在意见有分歧或问题重大的情况下,最好的做法是召开会议为讨论创造机会。

不遵守的后果

如果一个公司不遵守规则进行会议或没有获得所需的投票,那么该决议可能无效。此外,有关召开会议的规定是为了确保董事会履行更广泛的董事义务。如果公司通过董事会清算或自愿清算,清算人可考虑董事的行为。

一般来说,只有公司持有的资产有承担赔偿责任的风险。然而,如果董事们违反了他们的义务,他们可能要对损害承担个人责任。

在董事违反义务的情况下,通常会通知澳大利亚证券和投资委员会(ASIC)。ASIC可以对董事的失职行为进行调查,并对其采取法律行动。

关键点总结

如果您是公司的秘书或董事,熟悉管理董事会的法律和文件是很重要的。董事不遵守这些规定的,其作出的决议可能无效。随后,董事们的资产可能面临承担责任的风险。

如果您有商业法方面的困惑或者需要法律咨询,请致电1300 487 888。

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