公司董事的义务是什么?

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公司董事的义务是什么?

董事需要对公司发展的许多决策负责,其中包括监督管理事务,任命首席执行官和维护正确的公司记录。无论您是一家初创公司的唯一董事,还是澳大利亚证交所上市公司的董事,您都必须履行董事义务。否则,您将面临严重的处罚,包括取消担任公司董事的资格、罚款和监禁。该公司的声誉也可能受损。为了帮助您更好地理解自己作为一名董事的义务,本文将概述如下:

  • 董事的角色和核心义务;
  • 保存记录和报告准备的重要性;

什么是董事?

公司将在澳大利亚证券和投资委员会(ASIC)注册公司时任命其首位董事。但是,公司可以在其存续期间任何时候任命董事。公司成立后,原董事或者股东可以换任董事。在某些情况下,即使没有被正式任命,也可能被认为事实上有该职位(如影子董事)。

股东是公司的所有者,董事是他们的代理人。董事管理公司是为了股东的利益。通常情况下,董事也是公司的股东。董事拥有独特的权力和信任地位。他们做出的决定会影响公司的股票价值。同时,股东也要依靠董事为他们的利益行事。

任命董事

任命董事的过程取决于公司的规模、公司章程以及被任命的职位。以下表格显示了不同公司通常如何任命董事。

公司类型任命程序
新公司成立公司的个人往往是公司的第一任董事
现存的小公司现有董事或股东根据以下特点提名某人为董事:行业专业知识;相关的董事会经验(例如财务管理);个性特征(例如好奇心和战略能力)
大型上市公司现有董事推荐任命一名董事,该董事接受职位面试,或专门招聘来填补空缺

公司章程、股东协议或公司法规定了任命董事应遵循的程序。基本流程如下:

  1. 董事填写并签署一份任职同意书。此表格列明董事的姓名、出生日期及地址,以及同意出任公司董事。
  2. 董事将签署好的表格交给公司。董事可以选择亲自或邮寄表格,也可以将表格扫描并通过电子邮件发给公司。
  3. 公司通常通过一项董事决议以批准董事的任命。根据公司章程和股东协议,董事通常通过董事决议来批准任命。
  4. 公司更新ASIC关于任命和董事名册的信息

影子董事

影子董事即事实上有权力代表公司做出决策,但实际并未受到董事的任命。影子董事有以下的特征:

  • 未经董事批准,可以代表公司作出重要决定;
  • 控制公司的业务(也就是说,可以做出诸如雇佣和解雇团队成员以及批准工资表等管理决定);
  • 代表公司与第三方沟通与交易。

因此,如果一位首席财务官(CFO) 在没有事先得到董事的批准下经常代表公司签署商业协议,那么CFO可以被视为影子董事。影子董事仍必须遵守董事的职责。

委托权限

影子董事应该寻求法律建议,公司应该采取以下行动之一:

  • 改变董事的职位或职责,让您不再指挥公司(比如引入汇报机制)。我们建议影子董事在书面协议(如合同工协议)中记录其职位和职责;
  • 正式任命其为董事;
  • 正式授予其特定的决策权。

例如,可以授权CFO在某个数额之内(例如10,000美元)代表公司做出财务决策。但该委托必须经董事会议通过董事决议予以批准并记录在案。

高级职员

《公司法》还要求高级职员履行董事的义务。高级职员是做决定或指示董事做决定的人,并影响公司的经营(例如,公司秘书或首席财务官)。此类别不包括专业顾问,如律师和会计师。

什么是董事义务?

董事义务是作为董事(或影子董事)必须遵守的规定行为和规则。它们来自普通法(即法官在法庭案件中的裁决)和法案(立法)。具体内容如下:

  1. 谨慎、勤勉与尽职义务

董事负责公司的日常经营并代表拥有公司的股东做出决定。一个董事必须在一定程度上谨慎、勤勉和尽职地履行自己的职责,满足普通人的合理期待。

法律对这个职位上合理期望取决于:

  • 公司的情况(例如公司的规模);
  • 主管的职务和责任。

例如,一个参与日常管理决策的大公司的执行董事,会比一个在董事会帮助决策的小公司的非执行董事受到更严格的标准要求。

应对顾问

无论您是执行董事还是非执行董事,你都不能将关键决策外包给其他人,包括顾问、财务顾问和律师。

如果您没有自己进行询问就听从顾问的指示,您可能会违反自己的义务。例如,如果一个顾问建议您以明显低于其价值的价格出售一个关键的机械部件,而您没有研究市场价格,则可能违反了谨慎、勤勉和注意义务。在某些情况下,您必须向公司支付差价。

在与顾问打交道时,您应该:

  • 谨慎地选择和任命所信任的顾问
  • 做自己的研究,问问题,以确保理解他们提供的建议。

业务判断规则

董事们经常在信息不完善的情况下做出决策,这有时会导致经济损失。如果董事做了一个最终被证明是错误的商业决策,通常不会违反董事义务。即使换一个董事会做出不同的决定,该董事也不会被认为违反了董事义务。

但当董事做出了一个糟糕的决定,给公司带来了经济损失,该董事可能违反了董事的谨慎、勤勉与尽职义务。为了在这种情况下保护自己,该董事必须证明:

  • 事先已调查并询问有关决策影响的问题;
  • 认为该决定符合公司的最佳利益;
  • 并未受到个人利益的影响。

例如,您想收购一个竞争对手,因为相信收购会带来收益。但这一收购也存在风险。在做决定之前,您应该:

  • 研究交易,尽职调查,创建财务模型;
  • 说明为什么认为收购对公司是好决策;
  • 避免收购与您个人利益相关的公司。
  1. 防止破产交易

董事必须阻止公司在破产时继续经营。当一个公司不能按时偿还债务时,它就破产了。如果公司在资不抵债的情况下进行交易,该董事将在以下情况下违反相关义务:

  • 公司负债时,是一名董事;
  • 公司因该债务而资不抵债或破产;
  • 有合理理由怀疑公司资不抵债或即将资不抵债(即知道或应该知道公司有债务到期,无法按时偿还)。

在评估一家公司是否资不抵债时,应该看该公司的整体财务状况,以及该公司是否能按要求偿还债务。如果认为公司可能会破产,您应该财务状况好转前停止交易。

董事违反其防止破产交易的义务,将面临严重后果,并可能:

  • 必须赔偿债权人,包括供应商、债权人和雇员;
  • 在公司资不抵债后,个人必须赔偿相关的公司债务;
  • 被取消管理公司的资格。

在董事有不诚信行为的情况下,也可适用刑事处罚,如进一步罚款或监禁。例如,向供应商谎报公司的财务状况,而供应商向公司提供了公司无力支付的商品。

辩护理由

对于董事违反阻止破产交易义务的辩护理由包括:

  • 是否有合理理由预期该公司在发生债务时具有偿付能力,并将继续具有偿付能力;
  • 是否采取合理措施防止公司承担该等债务;
  • 在公司发生债务时,由于疾病或其他合法的原因,没有参与公司的管理。

需要采取什么步骤

  1. 了解公司的财务状况。如果公司错过了付款的截止日期,记录并采取相应行动。
  2. 保持足够的财务记录,并确保了解这些记录。获取专业的会计和法律建议,以帮助了解或解决公司的财务困难。

“安全港”例外规则

通常,如果公司资不抵债,董事必须委任:

  • 一名管理人,以建议是否重组公司以实施节约成本的措施;或
  • 一名清算人,将公司停业清理。

“安全港”例外规则允许董事制定一套行动方案,该方案合理地有可能使债权人和股东处于比公司立即破产更好的境地。在评估该方案的可行性时,董事应仔细考虑公司的财务状况,并寻求专业意见。

这种例外可能适用于一家面临短期财务困难,且恢复偿付能力有明确可能的公司。

3. 为公司最大利益善意履行职责的义务

作为一名董事,您必须为公司及其股东的利益行事。因此,您必须避免可能存在利益冲突的情况,并在出现利益冲突时进行处理。

例如,您的公司不应该在没有探索替代方案的情况下与您亲属的制造企业签订合同。但是,如果因为您亲属的公司是唯一的生产某种产品的公司,公司必须和其交易,您应该请求其他董事或高管来谈判。

违反这一义务通常是民事违法行为,您将支付罚款,并可能被取消担任董事的资格。但是,如果你不顾后果或故意不诚信,而没有按照公司的最佳利益行事,你可能构成刑事犯罪。例如,误导其他董事选择您个人投资的特定供应商可能会导致刑事处罚。

如果您是公司的唯一董事或唯一或大股东,请牢记公司为独立的法律实体。作为董事,您需要以公司的最大利益行事,而不是自己或其他人的利益。

需要采取什么步骤

做决定的时候,问问自己:

  1. 您考虑过这个决定对公司的影响吗?
  2. 您是否向股东和董事披露了您的个人利益?
  3. 这对您或身边的人有好处吗?
  4. 您考虑过其他选择吗?

4. 禁止不当利用职位获取个人利益

董事不得不当利用职务之便为自己或他人谋取利益或损害公司。例如,如果您的公司需要新的办公家具,而您决定以虚高的价格从您的合作伙伴经营的企业购买家具,您就违反了这项义务。

同样,您也不能利用您从职位上获得的信息来谋取个人利益。例如,使用保密的客户信息来从事一个竞争的业务将明显违反这一义务。

董事还必须向其他董事披露重大个人利益。重要的个人利益影响着董事的决策。但您无须向其他董事披露是否在某些事项上有重大个人利益,包括:

  • 决定自己的补偿;或
  • 签订一份合同,保证个人不承担诉讼费用和债务。

需要采取什么步骤

  1. 问问您的行为是否对个人而不是对公司有利
  2. 当与公司计划合作的人有关联时,通知其他董事。

5.  维护正确的记录和准备财务报告

董事必须保持准确的记录,解释公司的交易、财务状况和业绩。该公司必须以电子方式保存其记录7年。记录包括:

  • 发票;
  • 收据;
  • 支票;
  • 说明公司财务报告如何编制的文件。

即使将公司的财务事务外包给会计或财务顾问,这项职责也将适用于您。大型私营企业还必须在每个财政年度准备一份财务报告和董事报告。如果是由持有5%或以上股份的股东或ASIC出任董事的小型私人公司也必须准备这些报告。

什么是大型私人公司?

大型私人公司有以下三个特点中的两个:

  • 合并年度收入;
  • 总资产1,250万美元或以上;
  • 50个以上雇员。

需要采取什么步骤

  1. 确保公司有适当的会计政策和程序,如支出批准政策。
  2. 了解财务团队,会计或财务顾问如何准备和审计你的报告。
  3. 对公司不清楚的财务状况提出一些的问题(比如向CFO阐明他们还没有付款的原因)。
  4. 确保有一定的财务知识水平,以了解公司的业务和交易。

如果您有商业法方面的困惑或者需要法律咨询,请致电1300 487 888。

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